カラー複合機とはどんなオフィス機器か

カラー複合機とはどんなオフィス機器か

オフィス機器としてカラー複合機がよく利用されるようになってきました。情報化社会となった影響で様々な情報機器を活用するようになり、初期には書類の印刷のためにプリンターが広まりましたが、現在オフィスではカラー複合機の導入が進んでいます。

カラー複合機とはどのようなオフィス機器なのでしょうか。一般的なカラープリンターとの違いを考えながら、基本的な機能や費用面の特徴について理解して導入を検討してみましょう。

目次

1.カラー複合機とは

カラー複合機とは
カラー複合機とはカラー印刷機能がある複合機です。複合機とはコピーやプリンター、スキャナーやFAXなどの様々な機能を複合的に持っているオールインワンのオフィス機器であり、一台設置するだけで多様なオフィス機器をひとまとめにすることができます。

オフィススペースを削減するのに役立つ機器です。サイズとしてもコピー機とそれほど変わらないものが多くなっているため、コピー機を複合機に入れ替えるとそれ以外の関連する機器を全て取り払って他の用途にスペースを有効活用できるようになるでしょう。

多様な機能があるのは複合機のメリットですが、単純にコピー機として使用することもできます。他の機能が欲しくなったときに新たにオフィス機器を購入しなくても済むという点でも優れている機器です。

複合機には白黒の印刷しか行うことのできないモノクロ複合機もありますが、カラー複合機の場合には通常はフルカラーでの印刷が可能です。多くの機種では二色刷りにも対応しています。

カラー複合機を利用するときには本体を購入し、トナーなどの消耗品を適宜入れ替えて使用する方法もありますが、リース契約をしてメーカーに保守を行ってもらいながら使用する方法もよく選ばれています。

2.プリンターやコピー機との違いとは

プリンターやコピー機との違いとは
カラー複合機がカラープリンターやカラーコピー機とで異なるのは、独立して一つの機能を持っている専用機か、様々な機能をオールインワンで発揮できるようにデザインされている機器かということです

カラー複合機の場合には、例えば印刷物をスキャナー機能で取り込み、カラー複合機に保存することができます。そして、それをパソコンからネットワーク経由で取り出して使用することも、後になってから直接カラー印刷することも可能です。

これを複合機を使わずに行おうとすると、スキャナーを使ってパソコンにデータを取り込み、必要に応じてプリンターに接続して印刷しなければなりません。一つのオフィス機器に機能が集約していることで効率良く利用することができます。

しかし、専用機ではないことによるデメリットもあり、大量コピーを行っている最中にスキャンをしたり、FAXを送ったりすることはできません。割り込み機能などを使ってうまく印刷の合間に他の機能を使用することもできますが、同時に複数のことを実行しにくいのは複合機を使うデメリットです

本体価格も高いので何台も設置するのは難しい現場が多いでしょう。その場合には単価が低いプリンターやコピー機の方が便利です。

3.費用における違いとは

費用における違いとは
カラー複合機はカラープリンターなどとは費用についても違いがあります。複合機を使用すると多くのオフィス機器を一台にまとめることができるため、総じて見ると電気代を削減できる場合が多いのがメリットです

節電機能もついているので待機電力なども最小限にできるカラー複合機が多くなっています。メンテナンス費用についても一回あたりの費用はカラー複合機ではやや高くなりますが、様々なオフィス機器を持って全てのメンテナンスをしているのに比べると総額では安上がりになるのが一般的な傾向です。

また、カラー複合機は保守契約を使ってメンテナンスをしてもらうことができます。契約方法によって内容は異なるものの、故障の修理だけでなくカラートナーの交換なども定期的に行ってもらえるため、社員の労働力を奪うことなく常に快適な状態を維持することが可能です。

トナーの交換も依頼する形式の保守契約を締結すると印刷費用を合わせて支払えるため、コスト管理もしやすくなるメリットがあります。カラー複合機は購入価格が高いですが、リースもよく行われていることから低コストで導入することも可能です。リースにすると常に新しい機種が設置されるのでスペック的にも満足できるようになるでしょう。

4.カラー複合機のまとめ

カラー複合機とはカラー印刷機能が付いている複合機であり、コピー機やプリンター、スキャナーやFAXなどの様々なオフィス機器の機能を一台で担うことができます。

オフィススペースを削減できるメリットがあることに加え、機能が集約されているので使いやすく、効率的に作業を行うことが可能です。電気代やメンテナンス費用などのランニングコストについても一元化して節約できることに加え、保守契約を利用して常に快適に使える状態を維持することもできます