カラー複合機の印刷コストについて

カラー複合機の印刷コストについて

カラー複合機を導入してコピー機やプリンターとして利用するときには印刷コストを下げることが重要になります。たとえ安くカラー複合機を手に入れることができたとしても、印刷量が多くて印刷コストが高いと長期的には大損してしまう可能性があるからです。

どのようにして複合機の印刷コストが決まるのかを考えた上で、現場の状況から考えて長期的なランニングコストを最も安くするための戦略を導き出せるようによく考えてみましょう。

目次

1.カラー複合機の印刷コストに関わるカウンター料金

カラー複合機の印刷コストに関わるカウンター料金
カラー複合機を導入したときには通常はメーカーと保守契約を結びます。カラー複合機で一般的なのはカウンター保守契約です。カウンター保守契約を締結すると、印刷した枚数を複合機が記録していく仕組みになっていて、その枚数に応じて料金を毎月請求されることになります

そのため、印刷コストはオフィスで印刷した枚数と保守契約によって定められている印刷単価によって決まるのです。カラー複合機の場合にはフルカラーとモノクロの設定があり、それぞれで異なる単価が設定されています。

機種によっては二色ずりの機能があり、フルカラーとモノクロの中間に当たる印刷単価になっているのが一般的です。モノクロでは一枚あたり1円から5円程度、二色刷りでは3円から10円程度、フルカラーでは5円から15円程度が単価の相場になっています。

一方、カウンター保守契約をしていない場合にはトナーの購入コストが印刷コストになります。機種によってトナー一つあたりで印刷できる枚数もトナーの単価も異なりますが、モノクロトナーの場合にはA4用紙で5000枚程度のものが4万円から7万円程度で購入可能です。

カラー印刷の使用状況によってどのトナーを購入する必要があるかが大きく変わるため、カウンター保守契約をしない場合には印刷コストの予測が難しくなります。

2.印刷コストを下げるための方法

印刷コストを下げるための方法
カラー複合機の印刷コストを下げるためには機種やメーカーの選定と、保守契約の内容の吟味が重要です。保守契約としてカウンター保守契約を選ぶ場合には、機種とメーカーによって印刷単価が変わります。

安いものを選べばモノクロで1枚1円、フルカラーで1枚5円といったものもありますが、高いものを選んでしまうとモノクロが1枚5円、フルカラーが1枚20円といった形になる場合もあるので気をつけなければならないでしょう

概して新しい機種ほどメーカー側がトナーコストを下げる努力をしているため、印刷単価が低くなっています。そのため、中古複合機を購入するのに比べると新品の複合機を購入した方が長期的には安上がりになることも珍しくありません。

また、リース契約をして定期的に新しい機種を入れてもらうようにすると印刷コストが低いものに切り替えていってくれることもあります。リースの場合にはリース会社の裁量と交渉次第なので、契約時に予め印刷コストを下げたいと考えていることを伝えておくことが肝心です

やり方によっては保守契約をしないことによって印刷コストを下げられる場合もあります。カウンター保守契約の他にもスポット保守契約を結ぶことができますが、トナーを随時購入しなければならず、カウンター保守契約に比べると印刷コストは高くなりがちです。

しかし、保守契約をしないと決めるとトナーの費用を下げることができます。保守契約をするときには正規のトナーを使用しなければなりませんが、そうでなければ汎用トナーやリサイクルトナーを使用することができるからです。

正規のトナーに比べると単価がかなり安いので印刷コストも必然的に下がります。複合機によって汎用トナーなどの低価格なトナーが流通しているかどうかが異なるため、購入時には予め確認しておくことが必須です。

また、正規のトナーを使用していないと故障したときにメーカーから修理を断られてしまうこともあります。そのリスクがあることを承知の上で印刷コストを下げる方法だという理解をしておかなければなりません。

一方、近年では定額制の保守契約を結ぶメーカーもあります。印刷枚数がとても多いという場合にはコストパフォーマンスの高い方法です。常に印刷枚数がかなり多くないと印刷コストの削減にはならないので、予め試算した上で選ぶ必要があります。

3.カラー複合機の印刷コストについてのまとめ

カラー複合機の印刷コストは保守契約の状況によって考え方が異なります。カウンター保守契約を結ぶときにはモノクロ、二色刷り、フルカラーの印刷単価が低いメーカーと機種を選ぶのが大切です。

保守契約を結ばない場合にはトナーの購入コストを下げることが重要になるため、汎用トナーなどを用いることで費用を削減できます。この他にも定額制の保守契約を用意しているメーカーもあるので印刷枚数が多いときには検討してみましょう。